Automaatsed töövood muudavad asjaajamise lihtsamaks
Eesti juhtiv lennukihooldusettevõte Magnetic Group nägi oma praegustes töövoogudes ruumi parematele lahendustele. Kuigi juba varem oli ettevõttes kasutusel SharePoint 2013 platvormile ehitatud siseveeb, mille abil töötajad erinevaid toiminguid läbi viia said, siis tänaseks on see platvorm vananenud ja vajas välja vahetamist. Lahenduseks probleemile sai uus Uptime’i abiga loodud pilves pesitsev SharePointi siseveeb, mis tagas parema kasutusmugavuse ja kaasaegse kasutajaliidese.
Magnetic Group kasutab oma siseveebi laia hulga erinevate toimingute jaoks, ühed olulisemad neist on mitmesugused taotluste, kompensatsioonide ja aruannetega seotud töövood. See tähendab, et just ettevõtte siseveeb on see, kus meeskonnajuhid saavad esitleda taotlusi uute töötajate värbamiseks, töötajad saavad taotleda kulude kompenseerimist ning ka näiteks uue parkimiskoha saab endale vajadusel küsida just siseveebi kaudu.
Seda võimaldas ka Magnetic Groupi senine siseveeb, kuid Uptime’i projektijuht Toomas Lukk märkis, et pilveplatvormile uut lahendust ehitades sellest midagi kaasa ei võetud. “Vanas SharePointis oli üsnagi korralik funktsionaalsus olemas, kuid see kasutas paljusid kolmandate osapoolte loodud töövahendeid, mida ei olnud eriti mugav hallata ja täiendada. Kogu süsteem oli pigem lihtsalt seadistatud ja kuna seda funktsionaalsust ei saanud niisama üle kanda, siis alustasime mõnes mõttes puhtalt lehelt, vaadates ka kriitilise pilguga üle senised nõuded. See lubas ka kohe alguses sisse viia neid funktsioone, millest varem puudust tunti” lausus ta.
Uptime’i tööks oligi seega olemasoleva eelarve piirides viia vana lahenduse pakutu üle toomine uuele süsteemile. Seejuures täiustati olemasolevaid vorme ja töövooge, kasutati maksimaalses ulatuses standardkomponente ning tagati efektiivne hallatavus tulevikuks.
Kõik oluline ühes kohas
“Uues siseveebis on hetkel olemas kõige olulisemad töövood. Näiteks saavad inimesed taotleda kompensatsioone, logida arenguvestluseid, esitada lähetuste avaldusi, esitada taotlusi palgalt tulumaksuvaba miinimumi arvestamise muutmiseks, ja veel paljut muud,” lausus Lukk. “Seejuures on taotluste taga olevad töövood täiesti automaatsed.”
Ta tõi näiteks, et kui töötaja esitab siseveebi kaudu avalduse kulude kompenseerimiseks, siis saadetakse selle kohta automaatselt info valdkonna eest vastutavale inimesele, näiteks personalispetsialistile. Kui tema on taotluse heaks kiitnud, siis genereeritakse selle kohta automaatselt PDF-fail ning edastatakse see finantspartnerile, kes tegeleb päriselt tasu välja maksmisega.
Samas võivad töövood olla ka märksa keerukamad. Näiteks kui keegi tunneb, et ta vajaks oma meeskonda uut töötajat, siis saab ta siseveebi kaudu esitada selleks taotluse ning see edastatakse vastavalt vajadusele erinevatele juhtkonna tasanditele, et taotlus heaks kiita. Kui kõik vajalikud osapooled on uue ametikoha tekitamiseks oma nõusoleku andnud, siis liigub taotlus automaatselt personalivaldkonna lauale, et saaks hakata uut inimest juba päriselt otsima.
Niisamuti on uude siseveebi ehitatud töövood töötajate onboardimiseks ja offboardimiseks. See tähendab, et uue inimese liitumisel või mõne töötaja lahkumisel luuakse automaatselt ülesanded, mis tuleb ära teha – õigused anda, töövahendid kätte jagada, koolitused planeerida ning lahkumise puhul kõik vajalik taas kokku koguda. Seejuures saab töötaja siseveebi kaudu kinnitada, et kõik vajalikud protsessid on tema puhul läbi viidud.
“Kõike seda ka logitakse. Alati on võimalik välja võtta, kes mis otsuse heaks kiitis või mis põhjustel tagasi lükkas,” lausus Lukk. “Niisamuti pole vaja karta, et ükski kolmas osapool infovoole ligi pääseks – ligipääs igale taotlusele või muule dokumendile genereeritakse automaatselt vajaduspõhiselt just sel hetkel, kui teema konkreetse inimese lauale jõuab.”
Eelneva kõrval muutus Magnetic Groupi uus siseveeb ka märksa kasutajasõbralikumaks. Lukk selgitas, et kui varem pidi taotlust kinnitav juht meili teel saadetud taotluse ja seotud ülesande mõlemad avama ja kinnitama, siis tänu Power Automate’ile näeb ta nüüd juba meiliaknas nuppu, mis lubab soovi kas heaks kiita või tagasi lükata. Niisamuti pakuvad mõned töötajate täidetavad vormid nüüd võimalust teha vahesalvestusi, et vormi esitamisega hilisemal hetkel jätkata.
“Muidugi tuli ka tagada, et kõik vanas siseveebis pesitsenud andmed oleks üle kantud uude siseveebi. Kuna osade vormide sisu muutus, siis tuli appi Powershell, millele loodud skriptidega saime vanade vormide sisu mugavalt ka uutele põhjadele paigutada,” lisas Lukk.
Lukk märkis, et kokkuvõtvalt on Magnetic Groupi uus siseveeb nüüd üksjagu funktsionaalsem, kasutajasõbralikum ja tulevikukindlam. “Tuleviku vaatest on arenguruumi veelgi, kuid vähemasti juba praegu on liigutud suur samm edasi,” lausus ta.
