Sisekommunikatsioon
Tahad kaasata töötajaid ja jagada oma asutuses toimuva kohta infot?
- Uudised ja teated
- KĂĽsitlused
- Pildialbumid
- Töötajate info
- Kalendrid
- Sisedokumendid
Sisekommunikatsioon – organiseeri ja jaga infot ühe kanali kaudu
Väiksemas organisatsioonis on üldjuhul selle töötajad hästi informeeritud sellest, mis asutuses toimub ja mis hakkab toimuma, samuti on töötajate hääl paremini kuuldav. Mida suurem aga organisatsioon on ja mida rohkem on selles erinevaid töö- ja suhtlustasandeid, seda vähem on töötajal infot sellest, mis on aktuaalne – infot on palju, kuid vajaliku leidmine on ka aeganõudvam. Tekib oht kaotada ära ettevõtte ühine visioon. Samamoodi on organisatsiooni tasandite ja suhtluskanalite rohkuse tõttu võimalik, et töötajal võib jääda mulje, et tema hääl asutuses ei kuuldav ning see võib olla täiesti reaalne. Tulemuseks on segaduses ja vähem motiveeritud töötajad.
Sisekommunikatsiooni juhtimine on iga organisatsiooni jaoks oluline ülesanne. Meilid võimaldavad info kiiret jagamist kuid pole kõige parem vahend info säilitamiseks, organiseerimiseks ja taaskasutamiseks. Seevastu keskse kommunikatsioonikeskkonna loomine, mis koondab kogu asutuse vajaliku siseinfo ning võimaldab seda aktuaalsena hoid, on lahendus, mis aitab vältida ülaltoodud probleeme. Hästi organiseeritud siseveeb aitab töötajatel olla kursis ettevõttes toimuvaga ning tugevdada kaasatuse tunnet.
Siseveebides on tavaliselt kaetud järgmised valdkonnad:
- Siseuudised/teated. Siseuudiste mõte on anda töötajatele ülevaade ettevõttega seotud aktuaalsetest teemadest nagu töövõitudest, hetkel toimuvast, tulevikuplaanidest ja üritustest. Uudiste jagamine kategooriatesse võimaldab kasutajal kiiremini üles leida just selle info, mis on talle oluline
- Küsitlused/uuringud. Küsitluste/uuringute mõte on kaasata töötajaid otsuste tegemise protsessi, olgu siis tegu kasvõi eelistustega kontoriseinte värvi osas. Töötajate tagasiside annab juhtkonnale vajaliku ülevaate nende mõtetest ja eelistustest
- Arutelud/foorumid. Arutelufunktsionaalsus pakub võimalust vahetada tööalaseid (ja ka tööväliseid) mõtteid ning koondab need hästi hallatavasse keskkonda. Selline vahend aitab töötajal tunda end rohkem kaasatuna. Kui lisaks on töötajal võimalik anda ka anonüümset tagasisidet asutuse valupunktide kohta, võib see vähendada elektrit töökeskkonna atmosfääris
- Töötajate info. Töötajate omavahelise suhtluse lihtsustamiseks hoitakse siseveebis töötajate kontaktandmeid ning infot eemalolemiste (puhkused, lähetused, haigus) kohta. Suures organisatsioonis on oluline see, et oleks teada, kes on uued töötajad ja kes on töölt lahkunud. Häid omavahelisi suhteid aitab hoida see, kui töötajat peetakse meeles tähtpäeval, olgu see siis sünnipäev või tööjuubel
- Sisedokumendid. Siseveebis on mõistlik hoida asutuses üldises kasutuses olevaid dokumente – erinevad dokumendipõhjad (näiteks avalduste ja aruannete põhjad, kirjade ja esitluste blanketid), juhendid ja eeskirjad. Kuna sellised dokumendid aeg-ajalt muutuvad, siis on oluline, et kasutaja käsutuses oleks oma töö tegemiseks alati viimane ja õige versioon.
- Kalendrid. Oluliste sündmuste koondamine jagatud kalendrisse annab töötajatele ülevaate sellest, mis on ettevõttes toimumas ning aitab seega paremini planeerida oma aega. Kalendritesse võib lisada infot siseürituste kohta, planeeritud koolituste kohta. Materjalide ja registreerunud osalejate koondamine ürituse juurde aitab nii osalejaid ja vastutajaid paremini ette valmistuda.
- Pildigaleriid. Ühiste tegevuste piltidesse jäädvustamine hoiab alal meeldivaid mäletusi ühistest tegemistest kaastöötajatega ning aitab hoida omavahelisi häid suhteid.
Sharepoint on hea platvorm asutuse siseveebi loomiseks, sest sisaldab juba valmiskomponente enamike siseveebi osade haldamiseks – teavitused, küsitlused/uuringud, arutelutahvlid, töötajate profiilid, dokumendihoidlad, kalendrid ja pildigaleriid. Vajaliku info saab kasutaja tellida endale uudisvoona (RSS) või seadistada endale teavituse meiliga.
Kui on paigas siseveebi kontseptsioon – millised on osad ja andmestruktuurid, osade paigutus ning navigeerimisskeem – siis on Sharepointi abil võimalik lihtne siseveeb kiiresti valmis teha. Kui leitakse, et olemasolevast funktsionaalsusest jääb puudu, siis on võimalikud otsida kolmanda osapoole komponente või lasta vajalikud osad arendada.
Uptime siseveebilahendused
Oleme erinevate siseveebiprojektide käigus loonud mitmeid komponente, mida on ikka ja jälle vajatud
- Töötaja andmete sünkroniseerimine Active Directoryst kontaktiloendisse. Paljud asutused hoiavad oma töötajate kontaktandmeid ADs, siseveebis töötajate nimekirja eraldi andmete käsitsi haldamine oleks tülikas. Seetõttu oleme loonud lahenduse, mis võimaldab vastavat sünkroniseerimist teha automaatselt (töötab nii WSS kui MOSS toodete puhul)
- Sünnipäevade veebiosa. Veebiosa võimaldab siseveebis näidata hetke sünnipäevalisi ning vastavalt asutuse suurusele ja vajadusele näidatakse ka sünnipäevalapse pilti ja vanust
- Eemalolekute veebiosa. Veebiosa võimaldab näidata hetkel kontorist eemalolijaid ning vastavalt asutuse vajadusele määrata, kas kõiki või ainult võtmeisikuid
- Uute ja lahkunud töötajate veebiosa. Veebiosa võimaldab siseveebis näidata, kes on uued töötajad ja kes on hiljuti töölt lahkunud, vastavalt asutuse vajadusele saab määrata kuvamise perioodi
- Meediamonitooring. Meediamonitooringu komponendi eesmärk on leida, kuidas kajastatakse üht või teemat meedias ja kuvada vastavad uudised kasutajale. Veebiosas saab seadistada milliseid RSS kanaleid jälgitakse, milliseid märksõnu uudislugudest otsitakse ja milliseid märksõnu sisaldavaid uudislugusid välditakse, mitut uudist kuvatakse ning kas uudised kuvatakse agregeerituna ühes nimekirjas või rühmitatakse need meediakanalite kaupa.
Vt ka referentsid: Aeroc International, Tallinna Kaubamaja
|
