Otsi

Tehnopol, siseveeb ja dokumendihaldus

Tehnopol  on teadus- ja ärilinnak alustavatele ja kasvavatele ettevõtetele. Täna asub Tehnopolis üle 150 ettevõtte, Tallinna Tehnikaülikool ja IT Kolledž. Tehnopol pakub ettevõtetele sobivaid äripindasid, äriarendusteenuseid, tihedaid koostöövõimalusi ülikoolidega ja rahvusvaheliste võrgustikega.

Tehnopoli probleemiks oli asutuse sees hajutatud info ning süstematiseerimata dokumendihaldus, mis tegi olulise info leidmise keeruliseks. Enamus infot, sealhulgas ka arutelud ja vastused küsitlustele, asus meilides. Informatsiooni haldusele seati järgmised eesmärgid – süstematiseerimine, talletamine ning ajakohasena hoidmine.

Meie meeskonna abiga töötati välja dokumendihalduse reeglistik ning loodi siseveebi ja dokumendihalduse lahendus, mis võimaldab toimetada uudiseid ja kalendreid, jagada huvitavaid materjale, hallata sisedokumente ning luua dokumendiregistreid. Dokumendihaldusesse lisati võimalus konverteerida säilitatavaid Office dokumente PDF vormingusse.

Et aidata paremini läbi viia meeskonnatööd, tutvustati Tehnopolile grupitöö vahendite võimalusi ja loodi siseveebi Tööruumide sait ja selle alla vastavalt asutuse funktsioonide alamsaidid, kuhu alla Tehnopol sai hakata ise looma meeskondade tööruume, kasutades selleks standardset Sharepointi põhja.

Siseveebi lahendus on aidanud Tehnopoli töötajatel teha tõhusamat meeskonnatööd, süstematiseerida oma dokumendid ning hoida postkastid puhtamana.

Rohkem infot: Pirko Konsa, Juhatuse liige, Tallinna Tehnoloogiapargi Arendamise SA