Otsi

Ida-Tallinna Keskhaigla, dokumendihaldus

AS Ida-Tallinna Keskhaigla asutati  2001.aastal  Tallinna Keskhaigla, Magdaleena Haigla, Tallinna Hooldushaigla, Tallinna Järve Haigla, Tallinna Tõnismäe Polikliiniku ja Tallinna Mäekalda Polikliiniku ühendamise teel. Ligi 8 aastaga on Ida-Tallinna Keskhaiglast saanud ühtne ja hästitoimiv raviasutus, kus on ligi 500 voodikohta ja 2000 töötajat. Ida-Tallinna Keskhaigla on innovaatiline raviasutus, mis pidevalt arendab oma e-keskkonda. Haigla eesmärgiks on pakkuda inimesekeskset arsti- ja õendusabi ning aidata kaasa sotsiaalse kindlustunde suurendamisele ühiskonnas. Ida-Tallinna Keskhaigla tegutseb haiglana juba aastast 1785 ehk 224 aastat.

Meie meeskond paigaldas asutusele MOSS 2007 serveri ning teostas Sharepointi eelmisel versioonil loodud intranetilahenduse platvormiuuenduse. Ida-Tallinna Keskhaigla valis Sharepointi ka uue dokumendihalduse platvormiks. Eelnev kasutusel olnud dokumendihaldussüsteem oli maja haigla IT osakonna poolt loodud rakendus, millel oli piiratud funktsionaalsus dokumentide hõlmamiseks ja töötlemiseks. Mitmeid dokumendiregistreid peeti Exceli tabelites ning seega oli vaid vähesel arvul inimestel ülevaade asutuses kasutatavatest dokumentidest.

Meie meeskonna väljakutseks oli luua dokumendihaldussüsteem, mis vastaks asjaajamise vajadustele ning lubaks suuremal hulgal inimestel osaleda dokumendi elutsüklis, võimaldades ligipääsu dokumentidele intraneti vahendusel. Et Sharepointi standardfunktsionaalsusest ei piisanud, tuli arendada erivõimalustega dokumenditeek. Mõnedeks peamisteks esitatud väljakutseteks olid:

  • Dokumendi loomisel võimalus ĂĽhele dokumendiliigile seadistada mitu malli ning dokumendi loomine ilma failita
  • Dokumendi registreerimise välja töötamine
  • Registreeritud dokumendile seatud piirangud metaandmete muutmise ulatuses osas
  • Dokumentide seostamine
  • Automatiseeritud asjaajamisfunktsioonid kirjade ja lepingute loomisel ja seostamisel
  • Dokumendi väljastamine e-postiga

Lähteülesande alusel loodud dokumendihaldussüsteem on suurte seadistusvõimalustega ning toetab erinevaid dokumendi loomise ja hõlmamise võimalusi. Lahendusele seadistati vajalikud registrivaated ja otsing. Ajalooliste dokumentide metaandmed migreeriti lahenduse eraldi osana ning on eraldi otsitavad.
 
Lahenduse pilootkasutus algas lepingute ja kirjade osaga, tänaseks on dokumendiliikide hulka tunduvalt laiendatud.

Rohkem infot: Tarmo Luumann, IT teenistus Tarkvaragrupi juht, Ida-Tallinna Keskhaigla