Dokumendihaldus
Tee töö asutuse dokumentidega lihtsamaks ja kiiremaks
- Elektrooniliselt säilitades
- SĂĽstematiseerides kaustade ja metaandmete abil
- Dokumendiregistreid luues
- Sobivaid juurdepääsuõigusi andes
- Dokumente omavahel seostades
- Elektrooniliselt menetledes
Dokumendihaldus – töö dokumendiga terve tema eluea jooksul
Igas asutuses luuakse töö käigus palju dokumente. Nende eluiga ja tähtsus on erinev, mõned kaotavad oma tähenduse peale koostamist ja läbilugemist, teist aga tuleb tõendusmaterjalina säilitada pikaks ajaks. Asutus ei saa endale lubada lepingute, otsuste ja finantsdokumentide kaotamist, sest need sisaldavat väärtuslikke teavet, säilitatud dokumendid peavad olema aga kergesti leitavad.
Dokumendihaldus peab olema vahend dokumentide loomiseks, töötlemiseks, jagamiseks ja säilitamiseks, nii et need oleksid kasutajale kergesti leitavad tema õiguste ja volituste piires. Lahenduse võimaluste hulk ning keerukus sõltub temale esitatud nõuetest, reeglina on avaliku sektori asutuste lahendused keerukamad tulenevalt seadustes ning Riigikantselei juhistes kehtestatud nõuetest. Seevastu erasektori asutused on vabad endale ise dokumendihalduse reegleid kehtestama. Peamised vajadused on aga ühised kõigile dokumendihaldussüsteemidele:
- Süstematiseerimine kaustade ja metaandmete abil. Dokumentide parema leidmise huvides peab saama neid liigitada dokumendikaustadesse ja määrata nendele täiendavate atribuutide väärtust
- Dokumendiregistri loomine. Dokumendiregister annab süsteemse ülevaate kõigist samaliigilistest dokumentidest ning nende olulistest atribuutidest (näiteks liigist, teemast, vastutajast, täitmise kuupäevadest) ning lihtsustab seega vajalike dokumentide leidmist
- Dokumentide hõlmamine. Dokumentide päritolu võib olla erinev – ĂĽhed on koostatud asutuse sees erinevate programmidega, teised tulevad partnerilt posti või e-postiga. Kui dokumendihaldus toetab erinevaid hõlmamise viisi – dokumendi loomine dokumendimalli kasutades, ĂĽles laadimine või otse dokumendihaldusesse salvestamine, otse skaneerimine – siis aitab see kasutajal aega säästa.
- Versioonhaldus. Dokumendiversioonide säilitamine annab ülevaate ja kontrolli dokumendi ajalooliste muudatuste kohta
- Sobivate õiguste andmine. Dokumendihaldus, mis võimaldab anda ja piirata ligipääsu dokumentidele vastavalt kasutaja volitustele organisatsioonis, tagab sellega ka olulise info kaitstuse
- Dokumentide seostamine. Seoste määramine dokumentide vahel (näiteks leping ja selle lisad ning aktid) aitab tagada terviklikkust dokumentide säilitamisel
- Otsing. Päringute koostamise võimalus aitab süsteemi hõlmatud dokumenti kiiresti üles leida
- Dokumendiringlus. Asutuse tööprotsesside efektiivsemaks muutmiseks kasutatakse dokumendihalduses töövoogusid, mis võimaldavad suunata dokumenti täitmiseks, ülevaatamiseks ja kooskõlastamiseks. Võrreldes kooskõlastamisega paberil või e-posti teel on eelisteks vastavalt kiirus ning kooskõlastusinfo säilitamine dokumendi juures
Avaliku sektori dokumendihalduslahendustele lisanduvad täiendavad nõuded asjaajamise toetuseks, avalikustamiseks ning arhiveerimiseks.
Sharepoint on sobiv platvorm dokumendihalduslahenduse loomiseks, sest sisaldab paljusid dokumendihalduse põhivajadustele vastavaid võimalusi. Nende hulka kuulub dokumentide süstematiseerimine, erinevad dokumentide hõlmamise valikud – dokumendimallide kasutamine, üles laadimine ja otse salvestamine -, versioonihaldus, paindlik õiguste süsteem, otsinguserver ja baastöövood. Uue dokumendiregistri loomiseks on vajalik vaid seadistada uus dokumendiliik ja sellele vastav vaade. Paljud riigiasutused ja eraettevõtted on valinudki Sharepointi oma DHSi baastarkvaraks.
Doctime – Uptime’i loodud dokumendihaldussĂĽsteem
Uptime on loonud Sharepointi baasil dokumendihaldussüsteemi Doctime, mille arendamisel on lähtutud üldtunnustatud asjaajamise põhimõtetest ja mille põhifunktsionaalsus vastab avalikus sektoris kasutatava dokumendihalduse nõuetele. Doctime’i loomisel on silmas peetud nii peakasutaja huve kui asutuse asjaajajaid, pakkudes ühelt poolt hulgaliselt seadistusvõimalusi ja teiselt poolt igapäevast dokumentidega tehtava töö lihtsustavat funktsionaalsust.
Seadistatav lähtudes asutuse vajadustest. Doctime võimaldab asutusel ise luua endale dokumendihalduslahenduse, mis lähtub tema enda vajadustest. Süsteemi peakasutajal on hulgaliselt seadistusvõimalusi, võimaldades sealhulgas
- Luua ise vajalikud dokumendiliigid ja nende metaväljad
- Kujundada endale sobivaks dokumendivormid ja dokumendipõhjad (Word 2007)
- Määrata dokumentide loomise ja registreerimise tingimusi
- Luua asutuse dokumentide loetelule vastav liigitusskeem
- Kujundada sobivad dokumendiregistrivaated
Mugavad asjaajamisfunktsioonid. Doctime’i on loodud palju funktsioone selleks, et lihtsustada dokumendi koostamist ning ringlust.
- Dokumentide omavaheline seostamine
- Seotud dokumendi loomine lähtedokumendi alusel
- Ühe asja kirjavahetuse haldamine, automaatne algatus-vastus-jätkukirjade paaride seostamine
- Lepinguga seotud dokumentide loomine ja haldamine ning nende omavaheline automaatne seostamine
- Dokumendi versioonihaldus, sealhulgas erinevas vormingus versioonide säilitamine ühe dokumendi versiooniajaloos
- Office dokumendi konverteerimine PDF vormingusse
- Dokumendi digitaalne allkirjastamine Eesti ID-kaardiga
- Teiste osapoolte registri haldamine ning teise osapoole sidumine dokumendiga, võimalusega osapoolte registrist metaandmeid kanda otse dokumendivormile.
- Dokumendi saatmine teisele osapoolele otse dokumendihaldusest
- Dokumendi täitmise tähtaegade automaatsed meeldetuletused
- Dokumentide suunamine asutusesisele ringile töövooga
- Asjaajamisaasta vahetuse tegevused, mille käigus eelmise asjaajamisaasta dokumendid tõstetakse vahearhiivi ning avatakse uued toimikud jooksva aasta tarvis
Vt ka referentsid:Â Ida-Tallinna Keskhaigla, Tehnopol
|
