Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus
EAS-i dokumendihaldus SharePointis
SharePoint lahendused
Projekti eesmärgid
  • Toetada üleminekut senisest paberil toiminud lahendusest täisdigitaalsele dokumendihaldusele, muutes dokumentide menetluse kiiremaks, odavamaks ja töökindlamaks.
Lahendus
  • MS SharePoint Server
  • Integratsioon väliste rakendustega

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus (EAS) on loodud 2000. aastal ja tegeleb ettevõtluse ning regionaalarengu toetamisega. Tegemist on Eesti ühe suurima ettevõtlustoetuste jagajaga, sihtasutus pakub lisaks ka konsultatsioone, koostöövõimalusi ja koolitusi. Klientide hulgas on nii äriettevõtteid, mittetulundusühinguid kui ka avaliku sektori organisatsioone.

EAS alustas 2006. aastal oma dokumendihalduse üleviimist digitaalseks. Lahenduseks otsiti sobivat platvormi, välja valiti MS SharePoint.

Uptime sai ülesande arendada EAS-ile dokumendihaldus-süsteem, kuhu üle viia kogu organisatsiooni asjaajamine. Vaja oli luua lahendus, mis toetab dokumendihalduse toiminguid ja tööprotsesse ning säilitab kõigist muudatustest detailse ajaloo.

Tänaseks on lahendusest kujunenud ettevõtte üks põhisüsteeme, mis on liidestatud iseteeninduskeskkonna, majandustarkvara, CRM tarkvara ja projektijuhtimise tarkvaraga. Lahendus koondab eri kanalitest saabuvad ja EAS-is loodavad dokumendid ning seob need taotluste menetluste, hangete ja teiste ettevõtte protsessidega. Aastas tekib EAS-is ligikaudu 140 000 dokumenti, mistõttu olulisel kohal on kasutajatele loodud töölauad, mille abil süsteem pakub kasutajale just antud protsessis vajalikud dokumendid ning õigeaegset menetlust toetavad töövood.

Viimase 10 aastaga on kadunud EASi tubadest ja koridoridest raudsed kapid ning arhiiviruumidest on tehtud töö ja koosolekuruumid. Koostöös Uptime´iga oleme muutnud praktiliselt kogu EASi paberivabaks ja sellega oluliselt kiirendanud äriprotsesside toimumist. Meie organisatsiooni eripärasid arvestades ei olnud see lihtne ülesanne. Uptime ei ole lasknud ennast sellest heidutada, nad tegutsevad entusiastlikult ja peavad oma lubadustest kinni.
Sigrid Harjo
Juhatuse liige